GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN S-OFFICE

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN S-OFFICE

Phần mềm quản lý văn bản S-Office thuộc bản quyền của nhóm tác giả Trường Trung cấp Đắk Lắk

Trần Minh Thiện – Nguyễn Khắc Kim – Đỗ Thị Tình – Trần Thị Đào – Trần Thị Nguyệt

Phần mềm quản lý văn bản S-Office giúp cho việc quản lý văn bản tại các cơ quan, đơn vị doanh nghiệp dễ dàng, đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư; giao diện thân thiện với người dùng, tương đồng với các giao diện của phần mềm Quản lý văn bản hiện hành.

Phần mềm quản lý văn bản S-Office còn là giải pháp tốt nhất trong công tác giảng dạy, học tập của nhà giáo và người học ngành văn thư hành chính. Phần mềm giúp giáo viên và học sinh có thể thao tác trực tiếp các nghiệp vụ có liên quan đến lĩnh vực chuyên ngành cũng như thực tế công việc.

Phần mềm được thiết kế tương ứng với chức năng cho các nhóm người dùng như: văn thư, chuyên viên, trưởng phòng, lãnh đạo.

Mọi chi tiết xin liên hệ nhóm tác giả Trường Trung cấp Đắk Lắk.

Cơ sở 1: Số 144 Phan Chu Trinh, Phường Tân Lợi, Tp. Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

Cơ sở 2: Số 01 Đinh Tiên Hoàng, Phường Tự An, Tp. Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

Điện thoại: 0262.3859.074 – 0934.951.555

Ý tưởng thiết kế

Hiện nay, những công việc liên quan đến văn thư, lưu trữ, văn phòng đều áp dụng các phần mềm quản lý và điều hành để quản lý, phát hành chuyển giao, lưu trữ văn bản, tài liệu. Tuy nhiên, một số phần mềm quản lý văn bản phổ biến như: Idesk, eOffice,TDOffice, OMS… khó phục vụ cho quá trình giảng dạy được với lý do phải nằm trong luồng công việc của các cơ quan tổ chức, học sinh không thao tác trực tiếp được trên phần mềm. Một số phần mềm miễn phí thì các nội dung trong phần mềm không đáp ứng đúng nội dung giảng dạy và thực tế công việc, các  quy định về công việc, mẫu hồ sơ công việc hiện hành cũng kịp thời cập nhật theo yêu cầu của pháp luật hiện hành.

Chính vì những lý do trên, Nhóm thiết bị quyết định thực hiện Phần mềm Quản lý văn bản S-office. Phần mềm này giúp giáo viên có thể thao tác và hướng dẫn học sinh trực tiếp trên phần mềm những nội dung liên quan đến công việc chuyên ngành, vừa đúng quy định của pháp luật hiện hành vừa giúp học sinh có thể thao tác trực tiếp để nắm thực hành và nắm rõ hơn về công việc và yêu cầu thực tế.

Mô tả phần mềm

Phần mềm Quản lý văn bản S-office (Smart Office) do nhóm tác giả thực hiện được lập trình dựa trên ý tưởng từ phần mềm Idesk nhưng đơn giản hơn, các thao tác tập trung vào các yêu cầu công việc của nhân viên văn thư tại các cơ quan, đơn vị.

Phần mềm Quản lý văn bản giúp giáo viên và học sinh thực hiện thao tác trực tiếp trên phần mềm những nghiệp vụ quản lý văn bản như thực tế công việc và pháp luật quy định hiện hành.

Phần mềm phục vụ cho các cá nhân sử dụng hệ thống phần mềm bao gồm:

+ Lãnh đạo;

+ Trưởng phòng;

+ Pháp chế;

+ Chuyên viên;

+ Văn thư.

Đơn vị hệ thống sẽ bao gồm các đơn vị nằm trong hệ thống và các đơn vị nằm ngoài hệ thống.

Các văn bản đi, đến của cơ quan sẽ được xuất ra thành sổ đăng ký theo đúng quy định mẫu sổ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Tính năng của phần mềm

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đi

- Trình, thông qua văn bản

- Chuyển giao văn bản

- Đăng ký vào sổ văn bản đến, đi

- Tìm kiếm văn bản

- Báo cáo và xuất sổ văn bản đến, đi

Phạm vi ứng dụng

• Trong quá trình giảng dạy:

Phần mềm quản lý văn bản có thể sử dụng nhiều bài giảng của nhiều môn học/ mô đun thuộc chuyên ngành văn thư hành chính như:

- Mô đun: Quản lý văn bản và con dấu

- Mô đun: Nghiệp vụ văn thư hành chính trong doanh nghiệp

- Mô đun Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảng, đoàn

• Ứng dụng thực tế:

Phần mềm quản lý văn bản S-Office có thể sử dụng cho công tác quản lý văn bản như soạn thảo, phát hành, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản, xuất sổ văn bản… cho một số tổ chức, doanh nghiệp nhỏ.

Đánh giá khái quát về hiệu quả sử dụng

Phần mềm Quản lý văn bản S-office version 1 được hoàn thành tháng 01/2024 với các chức năng cơ bản như Tiếp nhận văn bản đến, Ban hành văn bản đi, Sổ đăng ký văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản đi.

Nhóm tác giả đã mời các học sinh đang học ngành Văn thư hành chính tại trường trải nghiệm và đánh giá sản phẩm Phần mềm Quản lý văn bản S-office Version 1. Đánh giá khái quát bằng cách phỏng vấn người học thông qua phiếu điều tra thông qua các chỉ tiêu cụ thể theo thang đánh giá Likert. Kết quả khảo sát các chỉ số đều đạt khá tốt về tính thẩm mĩ, thao tác đơn giản, tạo hứng thú trong hợp tập.

Phần mềm được cải tiến và nâng cấp lên version 2 vào đầu tháng 4. Đã tiến hành fix lỗi và kiểm thử với các bài thực hành của các môđun chuyên ngành.

Như vậy, phần mềm bước đầu đã đem lại kết quả khả quan, thể hiện tính sư phạm, tính khoa học, kỹ thuật và tính ứng dụng tốt.

Hướng phát triển, nâng cấp, mở rộng

Phần mềm sẽ tích hợp thêm các tính năng như: theo dõi luồng văn bản và đôn đốc thực hiện, lập hồ sơ công việc, lập danh mục hồ sơ, …

Bạn đọc quan tâm có thể theo dõi thêm các video hướng dẫn sử dụng và tài liệu đi kèm.

Mọi góp ý và phản hồi xin liên hệ nhóm tác giả Trường Trung cấp Đắk Lắk.

Cơ sở 1: Số 144 Phan Chu Trinh, Phường Tân Lợi, Tp. Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

Cơ sở 2: Số 01 Đinh Tiên Hoàng, Phường Tự An, Tp. Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

Điện thoại: 0262.3859.074 – 0934.951.555